¿Por qué las empresas deberían dejar de usar el PDF para sus reportes corporativos?
Actualmente muchas empresas usan el formato PDF para sus comunicaciones corporativas, pero existe una tendencia que crece día a día, y se está acelerando en contextos como el actual con la crisis del Covid-19 que tiene que ver con la transformación digital, nos referimos a los reportes digitales en formato HTML.
Por Carlos Duek
8 de junio, 2020
Los beneficios de desarrollar un reporte on-line son enormes, y las compañías están buscando nuevas maneras de innovar y sorprender. La forma en que consumimos información ha cambiado radicalmente. Las empresas deben proveer a esta nueva generación de consumidores una experiencia on-line optimizada, creando contenido audio-visual e interactivo, y utilizando las últimas herramientas tecnológicas.
El PDF fue creado por Adobe en 1993, por sus siglas en inglés “Portable Document Format”; y su ventaja consistía en que podía ser leído en cualquier sistema operativo y por primera ver los usuarios podían intercambiar documentos sin preocuparse por la compatibilidad. Los PDF tiene un diseño y tamaño fijo, y siempre fueron pensados para ser impresos, pero no para leer en pantalla. Esta limitación hace que sea extremadamente difícil de leer en dispositivos móviles y siempre requieren hacer zoom para leer o ver mejor porque no entra en toda la pantalla. Otra dificultad es para compartirlos, generalmente hay que bajarlos primero y luego enviarlos como archivos adjuntos, lo que puede ser complicado en dispositivos móviles, además del peso de los archivos.
Los beneficios de desarrollar un reporte on-line son enormes, y las compañías están buscando nuevas maneras de innovar y sorprender.
Otro problema no menor, de los reportes publicados en PDF es que son invisibles para los motores de búsqueda y no tienen la capacidad de recopilar datos sobre como los usuarios interactúan con el contenido, como secciones relevantes, porcentajes de clics y textos más leídos.
Los reportes digitales utilizan la tecnología ‘responsive design’ y tienen una excelente experiencia de lectura en cualquier dispositivo (teléfono, tablet, notebook, computadora de escritorio). El diseño y contenido se optimizan para cada pantalla eliminando problemas de lectura como tamaño de textos, zoom-in zoom-out, desplazarse sobre la página, gráficos difíciles de interpretar, etc. Al ser reportes web-base se agrega toda la capacidad interactiva de tablas, gráficos e infografías con nuevas funcionalidades como las búsquedas, los filtros, la comparación de datos con períodos anteriores; el ejemplo más claro son las memorias anuales y los reportes de sustentabilidad.
Con todo esto, no estamos sepultando el formato PDF, más bien intentamos entender cuando es mejor utilizarlo, de hecho, es un formato digital y lo seguimos utilizando para diferentes propósitos como para descargar un reporte o una parte del mismo. Pero el contenido que está hecho para la web debe ser pensado para la web.